TIMEOS - Schichtplan erstellen leicht gemacht

Schichtplan erstellen mit Timeos

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Schichtplan erstellen in wenigen Schritten, so einfach!

Planen Zeit sparen Überblick behalten Kostenloser, persönlicher Support


Branchenunabhängig

Egal ob Pflegedienst, Krankenhaus, Gastronomie oder Spedition... Durch die flexiblen Arbeitspläne lassen sich alle Möglichkeiten abbilden.


Standorte und Zugriffsrechte

Bilde Deine Unternehmensstruktur auch in mehreren Ebenen ab und weise den Mitarbeitern Berechtigungen zu.


Pläne automatisch generieren

Der Plan wird auf Knopfdruck gefüllt und berücksichtigt gesetzliche Bestimmungen und den Mitarbeiter zugewiesene Qualifikationen und Einsatzbereiche.

Über 15 Jahre Erfahrung in Schicht-/Urlaubssoftware sprechen für sich

Zahlreiche zufriedene Kunden nutzen bereits TIMEOS

Auerswald
Gesundheits GmbH
Inkey und Stretchy
Lingen Wirtschaft und Tourismus
Ratskeller Leipzig
Thüringer Hütte Schullandheim
Sehquartier
Team bau und Energie
Team bau und Energie
Team bau und Energie

Schichtplan online erstellen

Schluss mit den Excellisten. Mit wenigen Klicks Ist ein kompletter Schichtplan erstellt. Erstelle eine Vorlage oder plane die Schichten direkt. TIMEOS nimmt Ihnen die Arbeit ab. Bereits erstellte Pläne können mit einem Klick in die nächste Woche kopiert werden.

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Schichtplan erstellen bequem und übersichtlich
Schichtplan erstellen

Mitarbeiter zuweisen

Wer hat wann, zu welcher Zeit, welche Schicht. Ziehen Sie einfach einen Mitarbeiter aus der Mitarbeiterliste in den entsprechenden Schichteintrag - fertig. Mitarbeiter können sich auf Schichten bewerben und tauschen.

So einfach geht Schichtplanung.

Die unterschiedlichen Ansichten im Schichtplan helfen Ihnen bei der Übersicht.

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Schichtzuweisung für einen Mitarbeiter
Schichtzuweisung für einen Mitarbeiter

Automatische Schichtplanerstellung

Sie möchten den Plan automatisch erstellen? Kein Problem... mit einem Klick wird Der Schichtplan gefüllt. Qualifikationen (Skills) und Arbeitsbereiche werden automatisch berücksichtigt.

TIMEOS berücksichtigt bei der Planung gesetzliche Vorschriften wie Mindestruhe nach Nachtschichten, Abwesenheiten, Arbeitszeitmodell und max. aufeinander folgende Schichten.

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Schichtplanerstellung mit der Timeos Software
Mit einem Klick ist der Schichtplan erstellt

Alle Dienst- und Schichtsysteme

Benötigen Sie unterschiedliche Schichtsysteme für Ihre Mitarbeiter?

Auch dass nimmt TIMEOS Ihnen ab. Definieren Sie einfach die Schichtreihenfolge (wie z.B. Früh, Früh, Früh, Spät, Spät...) und weisen Sie diese den Mitarbeitern zu.

Fertig - schon werden diese bei der Planung automatisch berücksichtigt.

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Schichtplan erstellen Software - so einfach kann es sein
Übersicht Schichtplan

Zeiterfassung

Jedes Unternehmen (z.B. Gastrobetrieb, Arzt, Kindertagesstätte oder Industriebetrieb) benötigt heutzutage eine genauen Stundennachweis der Arbeitnehmer. Gerade in Bezug auf MiLoG ist dieses vom Gesetzgeber vorgeschrieben.

Die TIMEOS Zeiterfassung hilft Ihnen immer die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer im Blick zu haben.

Eine Liste der Zeiteinträge der Benutzer mit Datum und Dauer hilft Ihnen die Übersicht zu behalten.

Zur weiteren Unterstützung bietet TIMEOS eine Stempeluhr. Der Mitarbeiter meldet sich mit seinem Pincode an und führt die entsprechende Buchung durch.

Zeiterfassung mit dem TIMEOS Urlaubsplaner

Auswertungen

TIMEOS bietet Ihnen eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten, nachstehend sehen Sie eine kleine Auswahl:

  • Kalender- und Schichtplan
  • Urlaubslisten und Jahrestabellen
  • Soll-/Ist Listen für die Lohnabrechnung
  • Überstundenlisten
  • Einträge (Urlaub, Dienstreise, Fortbildung etc.)
  • Mitarbeiterstammdatenblatt
  • Geburtstags- und Jubiläumsliste
  • Demographie
  • Talentsuche

Exportieren Sie die Listen direkt nach Microsoft Excel oder als PDF oder drucke die aktuelle Kalenderansicht direkt aus.

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Schichtplanauswertung, Zeitkonten, Soll/IST-Vergleich
Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten

Schichtplan Mobile App

Die TIMEOS App bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten für die Schichtplanung und Urlaubsplanung.

Zu jeder Zeit an jedem Ort, haben Sie einen Zugriff auf Ihren Schichtplan, können ganz einfach Schichtanfragen erstellen, Schichten tauschen, oder prüfen Sie im Kalender, wann Sie zu welchen Schichten eingetragen sind.

Zusätzlich bietet die TIMEOS App die Möglichkeit Ihre Urlaubsdaten einzusehen, einen Urlaubsantrag zu stellen oder Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter zu genehmigen.

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Schichtplan Mobiles App für Android
TIMEOS als APP
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TIMEOS - Schichtplan Software: Wieso sich der Einsatz lohnt

Oftmals werden Schichtpläne entweder mit Papier oder Excel-Tabellen erstellt. Dabei gibt es mittlerweile einfachere als auch übersichtlichere Lösungen. Die Personalplanung lässt sich mithilfe von Schichtplan Software wesentlich beschleunigen.
Durch das Programm Timeos sparen Sie und Ihre Firma eine Menge Planungsarbeit ein.
Der nachfolgende Text soll eine Grundlage zur Beurteilung geben, ob die Umstellung auf eine digitalisierte Schichtplanung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Gerade in Franchise-Betrieben oder in der Gastronomie geht es nicht ohne einen ordentlichen Schichtplan. Diesen zu erstellen, schriftlich oder in Form einer Excel-Übersicht, frisst nicht nur Zeit, die der Schichtplanersteller für andere Tätigkeiten aufwenden könnte, sondern verursacht dadurch ebenso Kosten. Abhilfe kann eine Schichtplan Software schaffen, wie beispielsweise Timeos. Weshalb die Anschaffung eines solchen Programmes eine gute Investition ist, erfahren Sie hier.

Schichtplan erstellen mithilfe einer Software, ist für jegliche Branche geeignet. Egal ob im Krankenhaus, der Feuerwehr, dem Pflegedienst oder in Industrie sowie Handel. Branchenübergreifend bietet Timeos hierbei die beste Lösung. Die Software ist anwenderfreundlich und leicht zu verstehen. Sie kann für alle Branchen eingesetzt werden. Mit Timeos ist es ganz einfach einen passenden Schichtplan anzufertigen, dank intuitiver Bedienung. Ihr Unternehmen spart Kosten ein und schafft mehr Transparenz für die Arbeitnehmer. Das zentrale Element die Schichtplan Software Timeos schafft es Ihre Planungs-, Personal- sowie Zeiterfassungsdaten zusammen zufassen. Wodurch vorausschauendes Personal- und Zeitmanagement als auch die korrekte Abrechnung der Gehälter möglich ist.

Gute Gründe für intelligente Schichtplanung

Zeitersparnis beim Schichtplan erstellen

Jeder, der in einem Büro gearbeitet hat und schon mal einen Schichtplan erstellen musste, kennt es: die Notizzettel bzw. To-Do Listen gehen verloren, Besprochenes wird nicht eingehalten oder die Handschrift von Mitarbeitern ist schwer zu entziffern. Hierbei zeigt sich, dass die händische Erstellung eines Zeitplanes wesentlich mehr Zeit benötigt, als viele vielleicht denken mögen. Mit einer Excel-Tabelle ist es nicht anders, gerade, wenn nur der Personalmitarbeiter, der die Schichtpläne erstellt, darauf Zugriff hat. Mit einer Software, wie Timeos, erhält Ihr Betrieb eine erhebliche Zeitersparnis bei der Personalplanung. Zusätzlich steigert sie die Unternehmenseffizienz deutlich, da der Schichtplan zentral ist und für jeden der Arbeitnehmer zugänglich ist.

Zentrale Planung von Urlaub, Abwesenheit, Schichten & Abläufe

Irgendwann kommt der Zeitpunkt in einer Firma, wo es wichtig wird, wie die einzelnen Abläufe als auch Schichten im letzten Jahr oder anderen Jahren verlaufen sind. Alleine um zu wissen, wie viel Personal an wichtigen Feiertagen, wie Weihnachten oder Ostern, eingesetzt wurden. Ordner zu wälzen kann nicht nur umständlich sein, sondern auch einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Eine digitale Übersicht in Form einer Datenbank ist einfacher, denn selbstverständlich können vergangene Schichtpläne mit der Software Timeos archiviert werden.

Einfacher Weg für die Mitarbeiter mit Schichtplan erstellen

Ihre Arbeitnehmer benötigen kürzere Wege, denn wer Wunscharbeitszeiten auf Papier liefert, verliert immer Zeit, sowohl das Personal als auch der Planer. Es muss sogar etwas Zeit dafür verbraucht werden, um den ausgedruckten Schichtplan anzuschauen. Der komfortablere Weg ist dabei sicherlich die Schichtpläne digital und überall zur Verfügung zu haben. Im Netz kann sich das Personal auf einer datengeschützten Webseite anmelden, ihre Schichtpläne einsehen, als auch Arbeitszeiten notieren. Darüber hinaus bietet Timeos eine spezifische App seiner Software an, mit dieser ist es noch leichter via Smartphone seine Schicht einzusehen. Der einfache Mitarbeiterzugang ist also in jedem Fall eine gute Sache, schließlich sind die Schichtpläne jederzeit einsehbar als auch nachvollziehbar. Missverständnisse werden schon im Vorfeld vermieden, da jeder seine Wunscharbeitszeiten eintragen kann und direkt sieht, ob dieses Datum noch frei wäre.

Leichte Umsetzung bei Änderungen

Mit ein paar einfachen Klicks lassen sich tarifliche oder sonstige Veränderungen schnell in das System einbinden. Des Weiteren errechnet die Software Timeos zum Schichtplan erstellen automatisch alle Daten, wodurch viel Schreibarbeit eingespart wird. Ohnehin ist das Programm leicht sowie intuitiv zu bedienen. Planer kann sich zügig in die Software einarbeiten. Sollten dennoch Probleme auftauchen, steht Ihnen das kompetente Timeos-Team jederzeit telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.

Kostenfaktor wir eingeschränkt

Durch die vorher genannten Gründe können Sie jetzt nachvollziehen, wieso Ihr Unternehmen eine enorme Kostenersparnis mithilfe von Schichtplan Software erhält. Die Arbeitseffizienz Ihres Personals als auch des Planers kann umfangreich gesteigert werden, da für jeden und zu jeder Zeit die Pläne sichtbar sind. Zudem lassen sich die Schichtpläne jederzeit aktualisieren, ohne alles händisch neu schreiben zu müssen.

Schichtplanertellung mit TIMEOS

An dieser Stelle möchten wir Ihnen aufzeigen, wie einfach die Erstellung des Schichtplanes mit der Software Timeos ist. Zunächst einmal kann festgelegt werden, wie die einzelnen Arbeitsbereiche aussehen. Danach werden die einzelnen Mitarbeiter und deren Schichten zugewiesen. Dabei können natürlich Frühschichten, Mittelschichten oder Spätschichten mit unterschiedlichen Zeitangaben angegeben sein. Spielend leicht kann der Planer mit nur einem Klick, den gesamten Schichtplan auf die darauffolgende Woche kopieren.

Wie funktioniert es?

Ihr Personaler bekommt von Timeos unterschiedliche Übersichten zur Verfügung gestellt, dadurch ist Schichtplan noch leichter zu erstellen.

  • Wochenansicht
  • Monatsansicht
  • Ansicht nach Arbeitsbereich
  • Abteilungskalender mit Schichtübersicht
  • Jahreskalender der Arbeitnehmer

1. Standorte, Mitarbeiter & Berechtigungen

Es ist selbstverständlich, dass verschiedene Standorte, ebenso unterschiedliche Arbeitsbereiche als auch Schicthen aufweisen. Mit Timeos ist es mit wenigen Klicks möglich, darauf individuell zu reagieren. Zusätzlich lässt sich die komplette Struktur des Unternehmens inklusiver aller Standorte abbilden. Ebenso können Schichten absolut flexibel eingebunden werden, dafür zieht man den entsprechenden Arbeitnehmer mit der Maus in die entsprechende Dienstzeit. Es ist zudem möglich verschiedene Zugriffsberechtigungen zu verteilen. Schließlich sollen nur die Mitarbeiter aus der gleichen Abteilung sehen, wie es um ihre Arbeitszeiten steht und nicht den vollen Zugriff auf sämtliche Arbeitsbereiche haben. Außerdem kann der Planer kontrollieren, welcher Programmteil für welchen Arbeitnehmer freigegeben ist. Zum Beispiel dürfen bestimmte Arbeitnehmer nur auf den Schichtplan schauen oder ihn auch bearbeiten? Dürfen sie eigenständig den Urlaub eintragen oder sogar an Auswertungen teilnehmen? Natürlich ist es auch möglich Benutzergruppen anzulegen und den jeweiligen Gruppen unterschiedliche Berechtigungen erteilen, wie beispielsweise die Einteilung in Abteilungsleiter, Assistenten oder normale Mitarbeiter.

2. Schicht melden & tauschen

Schichtplan erstellen mit der Software Timeos ist ebenso für Ihre Arbeitnehmer von Vorteil, damit lassen sich effizient Wünsche der Beschäftigten berücksichtigen ohne die mühselige Abgabe von Zetteln. Bei Schichtplanungsphase können sich die Mitarbeiter auf bestimmte Arbeitszeiten zunächst einmal nur bewerben oder gegebenenfalls mit jemand anderem tauschen. Den schlussendlichen Schichtplan bestimmt natürlich weiterhin der Planer. Hat dieser sich irgendwo vertan und einen Arbeitnehmer falsch zugewiesen, erkennt das automatische Warnsystem diesen Fehler. Schnell ist der Fehler vom Planer korrigiert und der Schichtplan erstellt. Es ist außerdem möglich Mitarbeitern bestimmte Qualifikationen zu zuweisen, die beispielsweise dafür benötigt werden, um in der Frühschicht arbeiten zu können. Das Warnsystem reagiert selbstverständlich auch bei Zuteilungsfehler.

3. Soll-& /Ist-Stunden

Die Wochenarbeitstage als auch die Arbeitsstunden der Arbeitnehmer wird von der Schichtplan Software Timeos ebenfalls berücksichtigt. Eine Übersicht zeigt dem Planer die Soll- und Ist-Stunden der einzelnen Mitarbeiter an. So ist es leichter zu erfassen, welcher Arbeitnehmer noch verfügbar ist

4. Ferien & Feiertage

Wenn einer oder mehrere Ihrer Mitarbeiter schulpflichtige Kinder haben, dann wollen die Arbeitnehmer an den wichtigen Feiertagen gerne zu Hause zu sein, um Zeit mit der Familie zu verbringen. Der Planer kann die entsprechenden Wünsche stets im Auge behalten sowie berücksichtigen, da Timeos die regionalen Feiertage als auch Ferienzeiten jederzeit anzeigt. Das ist in der Praxis außerordentlich nützlich.

5. Überstunden- & Urlaubsverwaltung

Timeos erlaubt es dem Planer die Urlaubs-, Stellvertretungs- oder Dienstreiseplanung spielend leicht zu bearbeiten. Ebenso können die Überstunden sowie der Überstundenabbau übersichtlich in die Planung der Schichten mit einbezogen werden.

6. Arbeitszeitmodelle & Abteilungen

Nicht alle Mitarbeiter haben die gleichen Arbeitstage sowie Arbeitszeiten, jedoch mithilfe von Timeos kann jedem ein individuelles Arbeitszeitmodell zugewiesen werden, zum Beispiel ob derjenige eine 3 oder 5 Tage Woche im Unternehmen arbeitet. Neben dem Schichtplan erstellen hat die Software von Timeos ebenfalls die Möglichkeit die komplette Firmenstruktur mit deren Abteilungen abzubilden. Zudem kann der Planer jedem Arbeitnehmer Ihres Unternehmens bestimmte Rollen zuweisen. Vielleicht dürfen nur bestimmte Mitarbeiter Anträge erstellen oder Arbeitszeiten stornieren oder sogar den Planer bei seiner Aufgabe unterstützen.

7. Automatische Erstellung

Mit nur einem Klick kann der Planer den Schichtplan erstellen. Timeos berücksichtigt die unterschiedlichen Qualifikationen der Arbeitnehmer sowie die jeweiligen Abteilungen. Unterschiedliche Schichtsysteme können ebenfalls leicht abgebildet werden. Egal ob Früh-, Mittel-, oder Spätschicht mit wenigen Klicks, lässt sich alles definieren. Das automatische Plansystem von Timeos wird das Schichtsystem erkennen und einarbeiten.

8. Druck des Schichtplanes

Es ist jederzeit möglich, den Schichtplan auszudrucken oder als PDF abzuspeichern. Zusätzlich können alle Listen als Excel-Datei ausgegeben werden. So wäre es beispielsweise denkbar den erstellten Schichtplan als Anhang per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden, um auf Veränderungen aufmerksam zu machen.

Schichtplan erstellen - Automatisches Warnsystem & gesetzliche Regelungen

Schichtplan erstellen mit Timeos hat den großen Vorteil, dass das Programm über ein umfassendes sowie automatisches Warnsystem verfügt. Dieses überprüft bereits bei der Erstellung des Schichtplanes ob Unstimmigkeiten auftauchen. Für den Planer Ihres Unternehmens ist es eine erhebliche Arbeitserleichterung, da ihm die Fehler direkt angezeigt werden. Einige der Features haben wir hier für Sie zusammengefasst:

  • Warnung bei Doppelbelegung (Mitarbeiter ist an einem Tag doppelt eingeteilt)
  • Gesetzlichen Vorschriften werden nicht eingehalten (z.B. Ruhezeiten)
  • Mitarbeiter wurde für Schicht eingeteilt, obwohl er abwesend ist (z.B. durch Urlaub / Krank / Dienstreise etc.)
  • Mitarbeiter wurde für Schicht eingeteilt, obwohl er dienstfrei hat
Ebenso berücksichtigt das Timeos Programm gesetzliche Regelungen sowie Vorschriften. Zum Beispiel, ob die Mindestruhe bei Nachschichten beim Schichtplan erstellen eingehalten wurde.

Timeos mobile App

Des Weiteren lässt sich noch die Mobile App von Timeos hervorheben. Eine Besonderheit, die nicht jede Schichtplan Software auf dem Markt anbietet. Der Planer kann jederzeit, sogar von zu Hause aus, den Schichtplan erstellen. Die Mitarbeiter haben ebenfalls Zugriff auf die App und brauchen nicht extra die Webseite von Timeos aufrufen. Vorteile der App für die Mitarbeiter (Auszüge):

  • Schicht zur Übernahme für andere Mitarbeiter freigeben
  • Für eine Schicht melden
  • Schichten mit einem anderen Mitarbeiter tauschen
  • Überblick über die Schichen im Kalender verschaffen
  • Den aktuelles Stunden / Urlaubskonto einsehen

Fazit zur online Erstellung des Schichtplanes

Viele Punkte sprechen für eine Anschaffung einer Schichtplan Software. Empfehlenswert ist in jedem Fall das Programm Timeos, da es vielen Funktionen hat und ebenso eine App-Version davon existiert, auf die jeder Mitarbeiter zurückgreifen kann. Erleichtern Sie Ihrem Planer die Arbeit, indem er zur Erstellung des Schichtplanes die Software Timeos nutzt. Für Ihr Unternehmen erspart die digitalisierte Schichtplanerstellung einiges an Zeit als auch Kosten.

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